Parole d’expert : Arnaud Dubois, Direction Chèques chez Tessi France
Encaissement des chèques : les bénéfices d’une solution de dématérialisation

Bienvenue à l’ère de la dématérialisation du chèque

Malgré l’essor des paiements digitalisés, force est de constater que l’usage du chèque perdure en France avec près d’1 milliards de chèques encaissés en 2022*.

Le chèque n’est donc pas mort et devrait continuer d’occuper une place centrale sur le marché des moyens de paiement.

Pour autant, traiter son encaissement reste synonyme de « lourdeur » en référence aux tâches manuelles et à faibles valeur ajoutée, subies par les services financiers des entreprises :

• La gestion des règlements par chèques, accompagnés éventuellement de coupons peut parfois mobiliser plusieurs ressources pendant un ou plusieurs jours selon les modalités de collecte et les volumétries de chèques reçus.
• Leur manipulation peut être la source d’altération ou de perte de documents, induisant des risques ainsi que des délais jusqu’ à la remise en banque.
• Et enfin le rapprochement des opérations comptables peut être laborieux.

Pourtant, à l’ère du tout digital et dans un contexte où les entreprises cherchent à optimiser leur trésorerie, des solutions permettant d’automatiser le processus d’encaissement des chèques existent.

Encaissement dématérialisé par scanner ou téléphone mobile… autant de concepts qui commencent à faire parler d’eux, mais qui ne sont pas encore adoptés par les entreprises par manque de visibilité alors que leur productivité en ressortirait accrue.

Des solutions pour simplifier les opérations de traitement

Les solutions de dématérialisation de chèques bénéficient d’une convergence entre logiciels efficaces et scanners performants. Grâce à l’IA (reconnaissance et extraction automatique des données) elles permettent l’automatisation d’un grand nombre de traitements, simplifiant ainsi grandement la vie des équipes comptables.

Ces solutions s’adressent à tous types d’entreprises, quels que soient leurs types et leurs tailles (même multi-entités / comptes).

Elles peuvent être disponibles sous forme d’offres en mode SaaS ou hébergées directement au sein de l’entreprise remettante (« on premise »). Les plus innovantes déclinent également des versions mobiles, où les chèques sont capturés depuis le smartphone et les images chèques disponibles via application mobile.

La partie logicielle permet le pilotage du scanner qui peut traiter une centaine de chèques ou coupons par minute (numérisation en images chèques) ; la conformité des images est vérifiée, les données lues et extraites, des états et fichiers de chèques sont mis à disposition ou exporté vers le SI comptable et les images chèques sont archivées de manière sécurisée.

Une interface de saisie manuelle (vidéocodage) est aussi mise à disposition, pour corriger ou arbitrer lorsque nécessaire la faible part (inférieure à 15%) de documents écartés ou non reconnus par l’IA.

Des bénéfices immédiats

Les solutions de dématérialisation de chèques présentent plusieurs avantages.

Un des premiers découle de l’automatisation des encaissements : l’accélération des traitements, l’endos automatique des chèques, l’enregistrement des opérations comptables (et leur adhérence à certains ERP), ainsi que la transmission des fichiers TLMC à la Banque permettent un gain de temps et une réduction des coûts directs générant des gains de productivité immédiats !

« Avec l’adoption de Wecheck, nos clients ont pu voir leur temps de traitement divisé par 4 à 8 selon les cas d’usages. » explique Arnaud Dubois,

Un autre avantage réside dans la fiabilisation des traitements et la sécurisation des remises au plus tôt. Les manipulations moins fréquentes et automatisées (suppression du tri physique, de la saisie des règlements, de l’endos manuel, des photocopies…), la vérification des informations par des moteurs de reconnaissances automatiques, puis leur restitution auprès de la Banque et au sein des ERP réduit les risques d’erreurs humaines et fiabilise l’ensemble de la chaine de traitement.

Enfin, des interfaces logicielles sont mises à disposition pour consulter les images chèques et les opérations associées, apportant une traçabilité comptable.

Les équipes opérationnelles peuvent dès lors se concentrer sur la réalisation de tâches à forte valeur ajoutée, autres que celles liées au traitement manuel de l’encaissement de chèques.

Quoiqu’en disent certains, le paiement par chèque va continuer d’exister à moyen terme même s’il conserve une attractivité relative par rapport aux autres moyens de paiement du marché. Par conséquent, côté remettants et établissements bancaires, il est important que les opérations de traitement des chèques continuent à se simplifier. En ce sens, le digital apporte des réponses concrètes au travers des solutions de dématérialisation.

Contactez-nous pour obtenir plus d’informations : www.wecheck.io

Arnaud Dubois, Direction Chèques chez Tessi France

*Source : Observatoire de la sécurité des moyens de paiement – Rapport annuel 2022